Skapa en bra kravprofil – mina bästa tips som rekryterare

Skapa en bra kravprofil, den är ett av de viktigaste verktygen i en rekryteringsprocess. Den är grunden för hela rekryteringen och säkerställer att rätt person får jobbet. Den präglar hela resan från att attrahera rätt kandidater att söka jobbet till själva anställningen och onboardingen.

Sammanfattning

1. Varför ska du skriva en kravprofil?
2. Avsätt tillräckligt med tid och involvera rätt personer i kravprofilsarbetet.
3. Lägg tillräckligt mycket fokus på de personliga kompetenserna.
4. Lyft blicken. Vilka är de viktigaste arbetsuppgifterna?
5. Skilj på vad du verkligen behöver, och vad som är önskemål. Sök inte efter en ”superman”.
6. Diskutera villkor redan nu.
7. Sätt upp en realistisk tidsplan redan i kravprofilen.
8. Glöm inte att ni är två som väljer; du och din kandidat.

1. Varför ska man skriva en kravprofil?

En väl genomarbetad kravprofil är grunden för hela rekryteringen. Kravprofilen skapar bra förutsättningar för att du ska kunna hålla en god struktur och en tydlig röd tråd, genom hela processen. Utan en struktur och röd tråd ökar risken att du står där med fel slutkandidat.

Du använder kravprofilen genom hela processen:

• när det är dags att skriva annonsen
• när du senare ska välja vilka av kandidaterna som matchar allra bäst det du söker
• när du ska skapa intervjuunderlaget
• när du slutligen tar referenser på slutkandidaten.

Kravprofilen handlar om att tydliggöra vad, eller snarare VEM du letar efter. En felrekrytering kan ofta härledas ur en slarvigt gjord eller icke existerande kravprofil.

2. Avsätt tillräckligt med tid och involvera rätt personer i kravprofilsarbetet.

Det tar tid att arbeta fram en bra kravprofil men de timmar du lägger ner tjänar du garanterat in. Det är dyrt att göra fel, fråga vem som helst som gjort en felrekrytering. Din första ordentliga kravprofil tar mycket längre tid än din tionde. Och använd en kravprofilsmall. Finns ingen i er verksamhet – googla, det finns bra mallar. Se exempel här

Involvera rätt personer i kravprofilsarbetet, alla som ska vara med i det slutliga beslutsfattandet bör få säga sitt. Alla som på ett eller annat sätt är med och bestämmer vem som får jobbet, bör antingen vara delaktiga i kravprofilsarbetet, eller åtminstone få läsa igenom kravprofilen. Det kan också vara bra att lyssna in medarbetare från teamet, kanske även från kunden? Ska någon sluta så kanske du ska involvera den personen.

3. Lägg tillräckligt mycket fokus på de personliga kompetenserna.

Vem söker du, vilken typ av person? Lägg tid och fokus på att göra en ordentlig analys, några tips kommer här. Tänk igenom vilka kunskaper, färdigheter och egenskaper som behövs för att:

• Utföra arbetsuppgifterna?
• Fungera i arbetsgruppen?
• Fungera i samarbetet med ansvarig chef?
• Fungera i organisationen i stort?

Skriv även ner vad personen förväntas ha uppnått om ett år och om fem år. Vad vill du att personen ska bidra med? Det skapar tydlighet för dig, men även för kandidaterna som troligtvis också får ett mer professionellt intryck av dig som arbetsgivare.

4. Lyft blicken. Vilka är de viktigaste arbetsuppgifterna?

Beskriv vad jobbet innebär. Vilka arbetsuppgifter ingår i arbetet?

Om jobbet finns i dag – ta hjälp av medarbetare med liknande roll. De kan ha information du annars riskerar att missa. Men även här, lyft blicken och tänk framtidsinriktat. Kanske behöver arbetsinnehållet förändras för att passa morgondagens krav? Både från kandidat och kund. Försök förtydliga hur stor del av tiden som ska läggas på de olika arbetsuppgifterna eller om jobbet innebär resor. I vilken omfattning i så fall.

Finns det planerade eller förväntade förändringar i verksamheten framöver som medför att arbetsuppgifter kan tillkomma eller utgå ur befattningen?

Hur kommer befattningen att se ut om 1 år? 5 år? Vem rapporterar man till.

5. Skilj på vad du verkligen behöver, och vad som är önskemål. Sök inte efter en ”superman”.

Särskilj krav från meriterande saker.

• Överväg om ni kan slopa ett utbildningskrav. Många jobb kräver gymnasie- eller högskolekompetens, men inte alla. Kanske kan en person med rätt erfarenhet eller en annan utbildning göra jobbet lika bra? Vad är meriterande och vad är krav? Har ni svårt att hitta utbildad personal inom er bransch? Kräver rollen särskilda certifikat och licenser? Kan ni bekosta en utbildning till någon som inte har dessa. Hur värderar ni utbildningar och kompetenser från andra länder?
• Yrkeserfarenhet – kräver jobbet erfarenhet från en viss bransch eller av vissa arbetsuppgifter och hur länge i så fall? Förtydliga vad som är absoluta krav, vad som är meriterande och vad som bara är bra att ha.
• Särskilda krav – finns särskilda språkkrav? Har ni kunder som kommunicerar på andra språk än svenska? Tänk på att språkkraven ska vara kopplade till de arbetsuppgifter som ska utföras. Behöver man körkort? Några specifika IT-kunskaper?

6. Diskutera villkor redan nu.

När du ska skapa en bra kravprofil är det viktigt att vara tydlig med vad som gäller för denna tjänst – inledande provanställning, tillsvidareanställning direkt eller en tidsbegränsad anställning? Fundera utifrån kandidatperspektivet, hur tror ni förväntningarna ser ut? Diskutera villkoren för jobbet – lön och eventuella personalförmåner. Var ligger marknadslönen för denna roll? Ska tjänstebil ingå? Önskat startdatum – vilken uppsägningstid har personen troligtvis?

7. Sätt upp en realistisk tidsplan redan i kravprofilen.

Alla processer ser olika ut – att hitta en kandidat med specialistkompetens är inget som görs i en handvändning, en generalistroll kan gå snabbare. Alla processer ser olika ut men det kan vara bra att tänka på att starta upp rekryteringen ca 5–6 månader innan personen ska vara på plats. En rekrytering tar oftast längre tid än vad man tror med uppsägningstid. Så sätt en realistisk tidsplan och var noga med att följa den. Och åter igen se till att alla inblandade avsätter tid under processens gång.

8. Glöm inte att ni är två som väljer; du och din kandidat.

Det är alltid två som väljer – arbetsgivaren och kandidaten. Ha det i åtanke redan från början när du skriver kravprofilen. Då blir det lättare att utforma en annons. Språket bör hela vägen vara varmt och respektfullt dvs inkluderande. Tydlighet och uppriktighet är också viktigt. Det kommer dina kandidater att uppskatta.

Hoppas mina tips kommer väl till användning och att du förstår vikten av att skapa en bra kravprofil.

Marie Bubach

Tillbaka